نکات مهم در نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی

یکی از بیشترین سوالاتی که علاقمندان به یادگیری زبان انگلیسی دارند، نحوه نگارش یک ایمیل صحیح  و گاهی رسمی به این زبان است. برای اینکار کافی است نکات مهم نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی را رعایت کرده و با چند بار صحیح و خطا به نتیجه مطلوب خود برسید. آموزش این مهارت توسط یک استاد مناسب و به همراه منابع کافی حتی برای تدریس زبان انگلیسی به کودکان نیز ممکن بوده و هر فرد از سنین پایین‌ نیز می‌تواند آن را یاد بگیرد.

نحوه نگارش یک ایمیل رسمی به زبان انگلیسی 

نکته اصلی که میان یک ایمیل رسمی و غیر رسمی تفاوت ایجاد می‌کند، لحن نوشته و ساختار کلی نامه است. در نامه‌های عمومی یا دوستانه، شما می‌توانید به هر شکلی نامه را بنویسید و از هر عبارت دلخواهی استفاده کنید. در نوشتن یک ایمیل رسمی، باید سعی کنید که به ساختار مشخص و دقیق آن پایبند بوده و از اصطلاحات و عبارات مشخص استفاده کنید.

یکی از دلایلی که باعث می‌شود جواب مناسبی برای سوال چرا باید زبان انگلیسی یاد بگیریم؟ پیدا کنیم، همین موضوع نگارش نامه‌های رسمی است. در صورتی که بخواهید با دانشگاه، سازمان و یا شرکتی خارجی مکاتبه کنید، باید بتوانید به زبان انگلیسی یک نامه رسمی نوشته تا آن‌ها نیز پاسخ شما را به درستی بدهند. ساختار دقیق یک مقاله انگلیسی رسمی به شکل زیر است.

• مقدمه
• بدنه یا متن اصلی
• نتیجه گیری

با رعایت نکات مهم نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی می‌توانید به خوبی یک ایمیل رسمی و مناسب تنظیم کرده و با هر سازمان و مجموعه دلخواهی مکاتبه داشته باشید.

برای نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی به چه نکاتی توجه کنیم؟

با رعایت نکات مهم نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی می‌توانید نامه صحیحی بنویسید و هم نتیجه مطلوب را از نگارش نامه به دست ‌آورید.

استفاده از آدرس ایمیل حرفه ای 

برای ارسال ایمیل‌های شخصی می‌توانید از آدرس‌های شخصی استفاده کنید اما در ارسال ایمیل حرفه‌ای به استاد، رئیس یا هر شخص مهم دیگری؛ حتما باید یک آدرس ایمیل حرفه‌ای داشته باشید. یک آدرس ایمیل حرفه‌ای هم باید کاملا مشخصات فرد یا شرکت صاحب آن را نمایان کند. به عنوان مثال ایمیلی که دانشگاه به شما می‌دهد، یک آدرس حرفه‌ای برای ارتباط با اساتید خارجی است.

استفاده از فونت مناسب

نکته مهم دیگری که باید در نظر داشته باشید استفاده از فونت مناسب است. این موضوع به خصوص در نگارش ایمیل‌های رسمی اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند. از مهم‌ترین فونت‌هایی که می‌توانید استفاده کنید Calibri، Times New Roman و Ariel هستند.

مختصر و اصولی بنویسید

سعی کنید ایمیل را طوری بنویسید که شامل اطلاعات ضروری بوده اما آن را تفصیل ندهید. دلیل آن هم این بوده که باید زمان طرف مقابل را در نظر بگیرید. اگر نامه شما بیش از حد طولانی باشد، ممکن است قبل از خواندن راهی سطل زباله شود.

بررسی درستی کلمات و جملات

حتما بعد از پایان متن ایمیل آن را چند بار بخوانید و املای کلمات را تصحیح کنید. برای این کار ابزارهای آنلاینی مانند Grammarly وجود دارند. چک کردن صحت جملات و درستی کلمات جز نکات مهم نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی است که در آموزش مکالمه زبان انگلیسی در سفر هم به آن اشاره می‌شود.

اصطلاحات لازم برای نوشتن یک ایمیل رسمی انگلیسی 

با آگاهی از ساختار یک نامه انگلیسی رسمی و توجه به نکات ذکر شده در بالا می‌توانید یک متن صحیح و مناسب را نگارش کنید. در این بین برخی عبارت‌ها و اصطلاحات وجود دارد که به کمک آن‌ها می‌توانید شکل کلی نوشته را مشابه متن‌های رسمی متداول نگارش کنید.

در بخش‌ ابتدایی بهتر است با جمله زیر شروع کنید.

Dear Mr/Mrs/Ms …

در این حالت با توجه به جنسیت، عنوان درست را انتخاب کرده و نام شخص را اضافه می‌کنیم. در ادامه باید علت خود از نوشتن این ایمیل را توضیح دهیم.

I am writing with regard to…

در ادامه این جمله توضیحات خود که با عنوان ایمیل نیز همسو است را ذکر می‌کنیم. این عبارت‌ها برای شروع یک نامه رسمی مناسب است. در ادامه باید بدنه اصلی ایمیل را بنویسید که فرمول مشخصی ندارد. تنها باید سعی کنید که شفاف و کوتاه بنویسید و از پاراگراف‌های کوتاه‌تر استفاده کنید. در انتهای بخش بدنه می‌توانید از عبارت‌هایی استفاده کرد که مانند عبارت زیر نشان از سپاسگذاری شما از خواننده ایمیل دارد.

Thanks for your attention

در نهایت نیز برای تشکر و ادای احترام به شخص مقابل و همینطور نشان دادن این موضوع که نامه به پایان رسیده است، از عبارت‌های مرسومی مانند زیر استفاده می‌شود.

Best regards

تمامی این عبارت‌ها دارای هم خانواده و جملات مشابهی است که می‌توانید به جای آن‌ها استفاده کنید. با توجه به شناخت خود از مخاطب و میزان ارتباطی که با یکدیگر دارید، می‌توانید از اصطلاحات جایگزین بهتر استفاده کنید. رعایت نکات مهم نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی می‌تواند نشانگر مهارت و تسلط شما در زبان انگلیسی باشد.

آموزش نکات مهم نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی

همانطور که مشاهده کردیم، نوشتن یک ایمیل صحیح و مناسب به زبان انگلیسی قوانین و آداب خاص خود را داشته و جدا از اینکه قرار است به یک زبان بیگانه بنویسید، باید با یک فرهنگ جدید ارتباط برقرار کنید. از این جهت بهتر است که نکات مهم نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی را از منبعی موثق یاد گرفته و این مهارت را تحت نظر یک استاد باتجربه تمرین کنید.

با شرکت در کلاس‌های نگارش نامه‌های رسمی انگلیسی، راه های تقویت مهارت درک مطلب انگلیسی را نیز فرا گرفته و پس از آن به سطح جدیدی از معلومات در یک زبان خارجی خواهید رسید. یادگیری نحوه نگارش صحیح مزایای زیادی داشته و در شرایط مختلفی کاربرد خود را نشان خواهد داد.

لحن مناسب برای نگارش ایمیل به زبان انگلیسی 

یکی از نکات مهم نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی این است که علاوه بر رعایت اصول بالا، حتما باید لحن مناسبی هم داشته باشید. اگر مقاله رسمی بوده، این رسمی بودن در کلمات و جملات شما باید به چشم بخورند. در صورتی که قرار است به دوستانتان ایمیل بزنید، باز هم باید صمیمیت در لحن موجود باشد.

یادگیری زبان انگلیسی کلید ورود شما به دنیای جدیدی است. برای آموزش زبان انگلیسی در هر سطحی می‌توانید در دوره‌های موسسه عالم زاده شرکت کنید.